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关于催交2018学年度档案的通知

2019年12月04日 09:14  点击:[]

 

学院(部)及有关单位:

根据《荆楚理工学院文件材料立卷归档工作规范》(荆理工字〔20192号)要求,“教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前完成立卷归档工作”,请各教学单位将2018—2019学年度所产生的属于归档范围的各类文件、材料按归档要求整理好移交档案馆。另2018学年度以前因特殊原因未及时归档的,或须补充归档的文件材料,请分学年度整理好一并归档。现就归档工作有关事项通知如下:

一、归档单位及归档内容

1、归档单位:根据《荆楚理工学院文件材料立卷归档工作规范》(荆理工字〔20192号)文件精神,本次归档单位主要是各教学单位及能按教学年度归档的部门。

2、归档范围:详情请参见《荆楚理工学院档案实体分类及归档细则》,本次主要归档类别为:

教务处、继续教育学院、各学院(部);归档内容为2018—2019学年产生并办理完毕的各层次学生入学、管理、毕业等文件、2019届毕业生成绩单(以往年度未移交的学籍档案此次一并归档移交)、2019届毕业生学籍材料、2019届毕业生合影等(有往届未交的毕业合影一并归档,含电子和纸质照片)。

有关教学类实验实训仪器设备(50万元以上)、市级以上各类奖牌奖杯、证书及有重要意义的实物等,本次一并移交归档。

二、归档时间及要求

1、归档时间

相关单位兼职档案员应在20201月6日前完成本单位所有应归档案整理、立卷、归档、移交工作,本单位档案工作负责人负责督促实施。

2、归档要求

参照《荆楚理工学院文件材料立卷归档工作规范》《荆楚理工学院档案实体分类及归档细则》。

各类所需表格请在档案馆网页“资料下载”栏目下载。在归档过程中如有疑问,请及时与档案馆联系(0724-2313351、2355750),档案馆工作人员随时提供具体的业务咨询或现场指导。

 

荆楚理工学院档案馆

201912月4

 

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