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档案移交程序

2018年04月22日 07:52  点击:[]

 

1、严格执行档案材料统一管理的原则,凡在本校工作活动中形成的具有保存价值的文件材料,都应交档案馆归档保存。

 

2、学校各部门必须按各类档案移交的时间,将文件材料收集齐全,按照规范化标准要求,由承办单位初步整理,移交到学校档案馆。

 

3、档案馆接收档案时,首先要检查文件材料质量,符合要求后,方可进行组卷。移交时档案馆工作人员与移交人共同清点,经查对无误,方可办理登记与签收手续。电子文件归档时须拷贝到磁盘或光盘上(为禁止对文件写操作,尽量刻录到一次写操作的光盘上),载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等,如要保密还须注明密级。特殊格式的电子文件(非通用格式),归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件,数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构说明书,表明每个字段的汉字名称。如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示,以确保数据库信息的可利用性。无论何种形式的电子档案归档均须同时附纸质档案一套。

 

4、移交文件材料必须填写《档案材料移交清单》,一式2份,其中1份由移交单位保存备查,1份随文件材料移交学校档案馆。移交档案当面清点无误后,双方在移交清单上签字。

 

5、移交的档案资料必须齐全完整、真实准确,签证手续齐全。各部门兼职档案员应积极配合档案馆做好档案移交工作。

 

6、档案移交时间。党、政部门和能按年度归档的部门,于次年6月底前归档。教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前完成立卷移交工作;科研、基建(含基建改造工程)、学位论文等应在鉴定、竣工和授予学位后的三个月内完成立卷移交工作;会计档案由财务部门按年度立卷,当年会计档案在会计年度终了后,由财务部门保管2年,期满后在次年6月底前归档。

 

7、专、兼职档案管理人员工作变动时,必须在办完档案、文件移交手续后,方可调离岗位,以免造成丢失档案、文件问题。

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