为深入贯彻落实中办发〔2014〕15号《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、鄂档〔2015〕42号《关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》等文件精神，进一步加强对学校重点工程、重大科（教）研项目、重大活动、重要人物（院士、长江学者、楚天学者等）和特色工作档案的管理，发挥高校特色档案资源的作用，确保“四重一特”档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省重大活动档案管理试行办法》，结合本校实际，特制定本办法。
第一条 本办法所指的“四重一特”档案是指学校重点工程、重大科（教）研项目、重大活动、重要人物（院士、长江学者、楚天学者等）和特色工作（以下简称“四重一特”）过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种纸质、照片、声像、电子文件、实物等不同载体形式的历史记录及其他具有参考价值的文件材料。主要包括：
（一）纸质文件材料（包括各种文件、讲话、记录、合同、协议、题词、宣传报道等重要文字材料）及相应的电子文件；
（二）录音（带）光盘，录像（带）光盘；
（三）照片及文字说明；
（四）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖牌等；
（五）其他具有保存价值的材料。
第二条 本办法所指的重点工程、重大活动、重要人物，主要是指符合下列条件之一的社会活动：
（一）党和国家领导人在学校的公务活动；
（二）国内外知名人士在学校的公务活动；
（三）上级部门对学校各项工作的考核、评估、验收活动；
（四）学校与有关部委和地方政府的重要合作活动；
（五）学校承办的重大国际性会议、学术活动；
（六）学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会等）和举办的全校性活动（如校庆等）；
（七）各类由学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动；
（八）学校重点工程开工、奠基、落成（竣工）典礼，揭牌仪式；
（九）其他具有较大社会影响的活动。
第三条 “四重一特”档案归档的基本原则与要求
1、统筹协调。学校主办或承办单位应以高度的历史责任感，加强对此项工作的组织领导，统筹协调，把活动过程形成的材料立卷归档工作纳入“四重一特”同步管理，确保归档材料齐全完整。
2、明确责任。“四重一特”主办或承办单位在制订活动实施计划时应当同时制订档案收集、整理方案，明确档案管理的责任部门和人员，负责收集、整理，立卷、归档。
3、技术协同。学校相关技术部门要积极配合，切实按照归档工作的要求，大力协助“四重一特”主办或承办单位做好照片、录音、录像及电子文件的拍摄制作和立卷归档工作。
4、监督指导。档案馆要密切联系主办或承办单位，及时掌握“四重一特”有关情况，指导预立卷工作，督促材料收集和及时归档。
第四条 主办或承办单位应自“四重一特”结束之日起30天内向档案馆完整移交归档材料。学校相关技术部门拍摄“四重一特”的照片、录像及录音和电子文件等也应在规定时间内整理归档并移交档案馆。因特殊情况需延期移交档案的，须说明原因。
第五条 主办或承办单位和技术部门向档案馆移交的“四重一特”材料应以原件为主。纸质文件要求纸质完好，照片、录音、录像和电子文件必须图像清晰，声音清楚，并附注相关文字说明，主要包括“四重一特”时间、地点、人物、事由等，以方便查询利用。
第六条 对于个人非职务活动形成的对国家和学校具有保存价值的“四重一特”材料，学校鼓励档案所有者向档案馆捐赠或者寄存。捐赠或寄存者对其档案材料享有优先利用权，并可以对其档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。
第七条 档案馆对接收进馆的“四重一特”档案应及时开展编纂、数字化等工作，积极开发档案信息资源，依法提供利用。
第八条 本办法自公布之日起施行。本办法由学校档案馆负责解释。
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