第一章 总则
第一条 为了进一步加强学校档案工作，搞好档案的收集、整理、保管、利用，提高管理水平，充分发挥档案在教学、科研、党政管理等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及《湖北省档案管理条例》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育教学质量和管理水平的一个重要标志。做好档案工作是学校的法定职责和重要使命。学校将档案工作纳入整体发展规划，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与其他工作同研究、同部署、同检查、同落实，确保档案工作与学校整体工作同步发展。
第四条 全校各单位（部门）及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。学校严格实行单位（部门）立卷归档制度，使档案工作做到：纳入各单位（部门）的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作（“三纳入、四同时”）。
第二章 领导体制、机构及职责
第五条 学校档案工作由校行政统一领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，并接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。学校成立档案工作委员会，负责组织、协调、研究、解决档案工作中的重大问题。
第六条 学校成立档案馆，档案馆既是学校档案工作职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的直属机构。全校各单位（部门）应加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名兼职档案员，负责本单位（部门）档案的收集、整理、立卷、保管和移交工作。全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。
第七条 档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，遵纪守法，爱岗敬业，保守秘密，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第八条 档案馆的职责：
1、贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法令和规定。努力完成上级和学校领导下达的各项档案工作任务；
2、遵照上级有关规定，结合本校实际，制订学校档案事业发展规划，建立健全各类档案管理规章制度；
3、建立和健全全校档案工作网络，负责对全校专兼职档案员进行业务培训；对全校档案工作实行指导、监督、检查；
4、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；
5、开展档案的开放和利用工作；负责编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源，为教学、科研、管理等各项工作服务；
6、开展档案宣传工作和利用者教育活动；
7、加快档案现代化管理步伐，采用先进信息技术，逐步实现档案管理的现代化；
8、开展档案学术研究和交流活动；
9、完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。
第九条 各单位（部门）分管档案工作负责人的职责
1、贯彻执行学校档案工作的政策和规定，把档案工作纳入本单位的议事日程； 负责制订本单位（部门）档案工作的规章制度、工作计划，并组织实施；
2、加强与学校档案馆的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档案卷的质量。
3、做好文秘工作人员和兼职档案人员的工作，提出具体要求并帮助解决工作中的实际困难。
4、对本单位所立案卷的内容、质量和完整性进行审查。
第十条 各单位兼职档案员职责
l、做好行文、收文登记、签收、编号工作。注意承办文件结果的保存。
2、坚持平时立卷，根据本单位不同种类文件材料形成的特征，合理分类存放，便于利用和立卷归档。
3、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理组卷工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
4、归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，卷内文件目录打印规范，案卷标题拟写简明扼要，装订整齐。
5、主动接受档案馆业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆移交档案。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7、确保文件材料的安全和保密工作。
第十一条 专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十二条 学校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。按照国家有关规定，结合学校工作实际确定专职档案人员编制。
第三章 经费、库房和设备
第十三条 档案工作所需经费单独立项，纳入学校经费预算。学校各单位应对本单位档案工作所需经费予以支持。
第十四条 档案馆用房应符合国家《档案馆建筑设计规范》，实行办公室、整理室、阅览室、库房四分开，根据需要可以设置展览用房、档案数字化用房及服务器机房等。库房面积要求有10年以上的预留空间，并配置恒温、恒湿设备，做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等标准要求，存放声像等特殊载体档案，应有专门库房和相应的设备，确保档案保存的安全。
第十五条 为适应档案管理现代化的需要，学校有计划地为档案馆配置复印、录音、录像、照相、扫描、缩微等设备，如计算机、扫描仪、复印机、照相机、空调、吸尘器、去湿机、防磁柜、密集架等。
第四章 档案的管理
第十六条 学校档案应由档案馆集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第十七条 档案馆按照国家档案管理有关规定，制定档案实体分类、档案归档范围及保管期限表，对档案进行科学分类，划准归档范围，严格把关。各类档案应归尽归，应管尽管，应交尽交。
第十八条 大力加强“四重一特”档案资料的收集管理工作（重点工程、重大科（教）研项目、重大活动、重要人物（院士、长江学者、楚天学者等）和特色工作）。 在对科研成果、教学、大型设备（十万元以上）、基建工程等进行鉴定验收时，必须通知档案馆参加。
第十九条 学校工作人员在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，按本校档案材料归档范围，定期移交档案馆集中保管，任何个人不得据为已有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等各种形式进行管理。学校对档案捐赠者予以适当奖励或颁发荣誉证书，鼓励个人向学校捐赠档案。
第二十条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，规格统一，签字齐备；电子文件应当连同元数据一并收集归档，电子文件需要转换为纸质文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章，且电子印章按照规定转换为印章图形的，纸质文件不需再进行实体签名、实体盖章。
第二十一条 档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
第二十二条 档案馆对保管期限已满的档案，应定期组织鉴定与销毁。鉴定档案保存价值的原则、档案保管期限的标准、销毁档案的程序和办法，严格按国家规定进行，严禁擅自销毁档案。
第二十三条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，严格按照国家有关保密的法律和行政法规执行，设专柜、专人保管。
第二十四条 档案库房的技术管理应设专人负责，库房档案的收进和移出应严格手续，建立、健全库房管理制度。档案馆对所保管的档案和资料定期进行检查，加强档案保护技术的研究与改进，对已破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制。
第二十五条 档案馆应有专人负责档案统计工作，准确统计全宗和案卷数量、档案利用情况等，及时向属地档案行政管理部门、上级主管部门报送档案工作情况统计报表。
第五章 档案的利用与开放
第二十六条 学校档案馆应按规定向全校和社会开放档案。档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。
第二十七条 利用、公布档案，涉及党和国家秘密、知识产权、学校重大问题、个人隐私及档案形成部门规定限制利用等档案，应当遵守国家有关保密的规定，不得损害学校、社会、集体和其他公民的利益。未经学校授权或上级主管部门批准，任何组织或个人无权公布学校档案。
第二十八条 档案馆设立专门的档案阅览室，提供检索工具和复制设备，供查阅档案使用。档案工作人员要严格档案借阅手续、遵守保密制度，热情为利用者服务。
第二十九条 档案馆应加强档案史料的研究、整理和信息开发工作，有计划地组织编辑档案史料，供校领导及各单位（部门）工作利用。
第三十条 根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十一条规定，档案馆在提供社会利用档案时，可收取一定费用。
第六章 考核、奖励与处罚
第三十一条 建立全校档案工作检查、考核、评比制度，开展档案工作目标管理与考核，有下列情形之一的，学校给予表彰和奖励：
1、对档案的收集、整理、利用做出显著成绩的；
2、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
3、将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
4、同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十二条 档案工作考核不合格的，限期改正，仍未达到要求的，其单位分管档案工作负责人和部门兼职档案员在年度考核时，考核等级不得评为“优秀”等次，有下列行为之一的，视情节轻重，对主管负责人或者其他直接责任人员依法依规进行严肃处理，直至追究法律责任：
1、将公务活动中形成的应当归档的文件资料据为己有，拒绝或不按时交档案工作人员归档的；
2、拒不按照学校规定向档案馆移交档案的；
3、违反国家和学校规定擅自扩大或者缩小归档范围的;
4、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
5、档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；
6、 擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的；
7、 涂改、伪造档案的。
第七章 附则
第三十三条 本办法自发文之日起执行。原《荆门职业技术学院档案管理办法》同时废止。
第三十四条 本办法由档案馆负责解释。
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