荆楚理工学院档案馆是全校档案工作管理、监督、指导和档案资源管理及提供利用的专门机构，负责集中统一保管全校各类档案，对学校各立卷单位的档案工作实行业务指导和监督检查。档案馆1998年被评为全省档案工作先进单位，2005年获评中共中央组织部颁发的干部人事档案工作目标管理一级单位，2019年档案工作目标管理考评被确认为“省一级”，2023年被确认为“省特级”。

建校之初学校就有专人负责文书档案工作，之后不同历史时期均设立档案室，1995年成立档案科（隶属校长办公室），1999年成立档案馆由院长办公室管理，2005年档案馆独立成直属单位（正科级），2008年档案馆划归校长办公室管理，2013年调整为发展规划处管理，2017年独立为副处级直属单位，2022年升格为正处级单位，校史馆并入档案馆。

档案馆现保存有学校各类档案共8个全宗（即沙洋师范高等专科学校、荆门市卫生学校、荆门市教师进修学校（荆门县师范学校）、中国石化荆门石油化工学校、荆门广播电视大学（含荆门职业大学）、荆门大学、荆门职业技术学院、荆楚理工学院）4万余卷（件），数字化副本28万余件（幅），包括党群、行政、教学、学生、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物等13个大类，这些档案反映了六十余年来荆楚理工学院创建、变迁、发展、建设的历程。

档案馆馆舍面积1000余平方米（不含校史馆），其中库房面积约600平方米，库容满足未来10年以上的保管需要，建设有库房管理系统，实现了智能化管理。配备有智能密集架、中央空调、防磁柜、气体灭火器和监控报警、门禁设备等，符合档案工作“十防”要求。计算机、打印机、扫描仪、复印机、数码相机等现代化办公设备一应俱全，满足档案数字化、信息化管理的需要。

近几年，档案馆加强档案数字化建设，为师生及广大校友提供更优质、更便捷的查档利用服务，同时着力挖掘馆藏校史档案资源，打造档案文化传播展示平台，把学校档案保管好、利用好，把荆楚理工人奋斗历史记录好、留存好，更好地服务学校发展大局、服务广大师生校友。