（一）馆藏档案来源

我馆馆藏档案包括荆门职业技术学院、沙洋师范高等专科学校、荆门卫校、荆门石油化工学校、荆门教师进修学校（荆门师范）、荆门大学、荆门职业大学（广播电视大学）七所学校的档案，以及荆楚理工学院成立以来所形成的档案，部分缺失档案经过档案馆人员的抢救、追踪补充，基本保证了档案的完整和真实。

（二）档案分类

参照上级有关档案工作规范，根据《荆楚理工学院档案实体分类及归档细则》（“三合一”制度）及《荆楚理工学院文件材料立卷归档工作规范》要求，目前按党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、科学研究（KY）、产品生产与科技开发（CP）、基本建设（JJ）、仪器设备（SB）、出版（CB）、外事（WS）、财会（CK）、声像（SX）、实物（SW）、电子（DZ）等13类进行分类整理。现馆内按管理类别分综合档案库房、干部人事档案库房、学生档案库房。

（三）档案数量

学校档案馆保存8个全宗的各类档案和资料。截止目前馆藏纸质档案总数量39718卷/件：1校区沙洋师范高等专科学校综合档案从1956-2008年共6123卷/件；2校区荆门市卫生学校综合档案从1975-1999年共1257卷；3校区教师进修学校综合档案从1972-1998年共253卷；4校区石油化工学校综合档案从1978-2007年共562卷；5校区荆门广播电视大学综合档案从1984-1996年共1101卷；6校区荆门大学综合档案从1990-1997年共1015卷；7校区荆门职业技术学校综合档案从1998-2007年共3263卷；8校区荆楚理工学院从2007年3月几校合并以来综合档案共47125卷/件。其中：案卷级纸质档案共17167卷；文件级纸质档案共5069件；载体类声像档案照片类共278张、5册；实物档案共1068件（奖品类308件、过期印章747件、字画题词13件）电子档案光盘类共22张。档案上架排列总长度达600余米。另外，干部人事档案980余卷（盒），学生档案4万余卷（袋）。

（四）资料数量

现有馆藏各类重要资料5000余卷（册），其中2015年荆楚理工学院本科教学工作水平评估档案资料1755卷（盒），1997年沙洋师范高等专科学校办学水平评估档案资料86卷，教材资料1000余册， 其他资料500余册。馆藏档案形成的最早年代是1956年，文件内容“荆门县组织部关于干部任职的通知”，档号1-1956-DQ11-001。

（五）各类档案的整理情况

2015年以前综合文书档案的整理按照《机关档案工作业务建设规范》、《文书档案案卷格式标准》的要求以“卷”为单位进行整理，采用“年度—问题”二级分类方法进行分类。2015年以后的综合文书档案按照2000年12月国家档案局正式颁布的《归档文件整理规则》的要求以“件”为单位进行整理，归档文件采用“年度—机构（问题）—保管期限”的三级分类方法进行分类，根据档案实际情况，部分教学、科研类档案实行案卷整理。财会档案按照财会档案的整理办法由财务处专门人员立卷归档，干部人事档案严格按照《干部人事档案工作规范》进行整理，由专人专库管理。