荆楚理工学院立卷归档工作规范

第一章  总 则

第一条   为了规范学校文件材料归档工作，不断提高档案工作科学管理水平，有效地为学校和社会提供档案信息服务，依据《高等学校档案管理办法》和《荆楚理工学院档案管理办法》的有关规定，结合学校实际，制定本规范。

第二条   本规范规定学校文件材料归档工作的基本原则、归档范围、立档分工与立档原则、归档文件材料的质量要求、归档程序与方法及移交时间。

第三条   学校档案主要包括文书档案和科技档案，文书档案是记录和反映学校党务、行政管理等活动的档案，科学技术档案是记录和反映学校教学、科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的档案。

本规范所称文件材料，分为属于文书档案保存的归档文件和属于科学技术档案保存的科技文件两种类型。

第四条  本规范引用标准包括：DA/T 1-2000《档案工作基本术语》；GBT11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》；DA/T 22-2015 国家档案局《归档文件整理规则》； DA/T 69-2018 国家档案局《纸质归档文件装订规范》；DA/T18-2022 国家档案局《档案著录规则》。

第五条   归档工作的基本原则与归档范围

(一)学校各类档案遵循集中管理、完整系统、确保安全、便于利用的原则。

(二)重要纸质文件材料和电子文件材料实行同步归档，并逐步向电子档案“单套制”过渡。

(三)归档的主要类目：党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产与科技开发类、出版物类、外事类、财会类以及声像类、实物类、电子类，共十四大类。具体范围见《荆楚理工学院档案实体分类实施细则》。

(四)不归档的文件材料：

（1）上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

（2）上级机关下发供参考的抄件；

（3）上级机关征求意见未定稿的文件；

（4）重份文件；

（5）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（6）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

（7）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

（8）无特殊保存价值的信封，一般性表态、咨询一般性问题、提出一般性意见的来信。

（9）学校内部互相抄送的文件材料，不履行公文的行文、介绍信等；

（10）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

（11）以参考为目的从各方面收集的文件材料；

（12）非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

不归档的文件材料由各部门自行保管。

第六条  立档分工

学校实行文件材料形成单位、课题（项目）组立档的归档制度。

(一)中共中央、国务院、省、市党委、人民政府以及国务院各部委下达的综合性文、电材料，由学校办公室统一归档；专业性的或具体业务的，由各承办单位归档。

(二)以学校党委、行政名义的发文， 由学校办公室统一归档。

(三)职能部门以学校党委、行政名义的发文，由学校办公室统一归档；以职能部门名义的发文，由职能部门归档，如纪委、工会、团委以及组织部等部门。

(四)学校召开的党委常委会、党委全委会、党代会、校长办公会等所形成的材料，由学校办公室归档；职能部门以学校党委、行政的名义召开的全校性专题会议以及各单位召开的国内外学术会议所形成的材料，由主办单位归档；学校领导参加校外上级主管部门召开的重要会议的发言稿，由学校办公室归档。

(五)校内各单位向学校党委、行政的请示、报告正文及相应的有正式发文的批复、批转的原件，由学校办公室归档。

(六)两个以上单位共同办理的文件，由主办单位归档，非主办单位可自存。

(七)各临时机构、拟撤销机构形成的材料，应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时归档，并将其全部档案移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

(八)重要的来信来访材料，由承办单位归档。

(九)课题(项目)材料，由课题(项目)组将材料收集齐全交由相关职能部门归档。

第七条  立档原则

(一)区分不同年度和类型，实行文书档案以件为管理单位的立档方式，建立归档文件；将项目(课题)所形成的科技文件材料分类组卷，照顾科技档案成套性的特点，建立归档案卷。

(二)遵循文件材料的形成规律，保持归档文件之间或案卷内文件材料之间的有机联系。

(三)区分不同保管价值，准确确定保管期限。

第八条  归档文件材料的质量要求

(一)文件材料必须齐全、完整、规范。

1. 材料齐全：同一事由和项目(课题)文件材料必须充分反映其形成的全过程，应归尽归，不缺件。

2. 内容完整：每份文件的正件与附件、正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)、请示与批复、转发文与原件以及公文处理单与公文撰制单必须一并归档。

3.形式规范：签章齐全，纸张完整，不用废纸打印，所有字迹不得超过装订线，档案内容不能使用铅笔、圆珠笔、彩笔书写。

(二)保管期限准确无误。严格对照《荆楚理工学院档案实体分类实施细则》，确定每份文件材料的保管期限。

第二章  归档程序与方法

第九条  文件材料收集：各单位档案人员应严格依照本单位文件材料归档范围，及时收集属于立卷归档的文件材料，以便于保管利用和后期归档。

第十条  文件材料分类，包括分类型、分年度、分类别和分保管期限。

(一)分类型：将文件材料按其属于文书档案保存的归档文件材料或属于科学技术档案保存的科技文件材料分开。

(二)分年度：将文件材料按其形成或针对的年度分开。

根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度、会计年度和结题年度分别归入不同年度。

跨年度一般以文件签发日期为准。

计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件材料归入闭幕年。

跨年度办理的文件归入办结年。

项目(课题)等科技文件材料归入结题年度。

形成年度无法考证时，用归档年度，并在附注项加以说明。

(三)分类别：具体参照《荆楚理工学院实体分类及归档细则》。

(四)分保管期限：档案的保管期限分为永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10）。参照参照《荆楚理工学院档案实体分类实施细则》确定保管期限。

第十一条  组件或组卷

属于文书档案保存的文件材料采用按件管理的方式，属于科技档案保存的文件材料一般采用组卷管理的方式，视情况也可采用按件管理的方式。

第十二条  归档文件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。

正文、附件为一件；

文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)合为一件；

转发文与被转发文合为一件；

原件与复制件合为一件；正本与翻译本合为一件；

中文本与外文本合为一件；

报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外)；简报、周报等材料一期为一件；

会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等) 一般独立成件，也可合为一件；

有公文处理单或公文撰制单的，公文处理单或公文撰制单与相关文件合为一件。

第十三条  归档文件排序

正文在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发文在前，被转发文在后；

原件在前，复制件在后；

中文本在前，少数民族文字文本在后，外文本在后；

来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

有公文处理单的，公文处理单在前，文件在后；

文件在前，公文撰制单和定稿在后。

第十四条   科技文件材料的立卷组合

(一)针对具体项目的管理性科技文件放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。

(二)教学、外事交流、科研课题、产品、基建项目、 设备仪器以及出版类的科技文件，按其项目、结构、阶段或台(套)等分别组卷。

(三)成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。

(四)通用图、标准图可放入相应项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号、档号和存放位置。

(五)底图以张或套为保管单位进行整理。

(六)产品升级换代、局部或零部件变更，建设项目评估、改扩建或重建，设备仪器在维修和维护中所形成的文件材料，按文件材料形成的时间单独组卷。

第十五条  案卷内科技文件材料的排列

( 一)案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。

(二)科研项目(课题)类文件材料按项目(课题)的可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。

(三)产品类文件材料按产品设计(含初步设计、基础设 计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。

(四)建设项目类文件材料按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目评估等阶段排列。

(五)设备仪器类文件材料按设备仪器立项审批、外购设  备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

(六)卷内文件一般文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。

第十六条   归档文件与科技档案案卷排列

(一)归档文件在分类方案的最低一级类目内，按永久、30年的保管期限顺序排列；同一保管期限的归档文件，按文件形成时间结合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

(二)科技档案按系统性、成套性特点进行案卷排列。科研项目(课题)类档案按项目类别结合项目结题时间排列案卷； 产品与科技开发类档案将反映整个产品项目的关键材料放在首卷；基建类档案将项目管理性文件材料组卷放在首卷；仪器设备类档案将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等组卷排放在各卷之首，其余案卷按设备购置和管理的工作程序及重要程度，依次系统排列；财会类档案按类别结合时间顺序排列。

第十七条  归档文件材料的修整：破损的文件材料，应予以修复；字迹模糊或易褪色变色的，应予复制；去除易锈蚀、易氧化的金属装订物；保管期限为永久的归档文件应去除塑料装订用品；对较大的表格和幅面过大的文件，视情况进行折叠或者单独存放。

第十八条  归档文件材料装订

(一)文件材料以件为单位装订。

(二)装订须牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件材料平整，有利于文件材料的保护和管理 。

(三)装订应尽量减少对文件材料本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

(四)根据文件材料的保管要求、保管期限和整理方法确定装订方式。需向档案馆移交的永久保管和定期30年的文件材料，必须使用“三孔一线”装订。

(五)归档文件装订不得使用回形针、大头针、燕尾夹、热溶胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等对归档文件造成危害或固定效果不佳的装订方式。

第十九条  归档文件材料编写页号要求

(一)文件材料以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。

(二)页码逐页编制，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

(三)文件材料已印制成册并编有页号的，不再重新编写页号。

第二十条   归档文件与案卷应依分类方案和排列顺序编写档号，它与档案实物一一对应，不得重号。具体参照《荆楚理工学院实体分类及归档细则》。

第二十一条  归档文件材料加盖并填写归档章和件号章

(一)归档文件材料以件为单位在首页上端的空白位置加盖归档章或件号章并填写相关内容。

(二)归档章包括全宗号、部门号、年度、件号、分类号、保管期限及页数；件号章包括全宗号、部门号、年度、分类号、案卷号和件号。

第二十二条  学校数字档案管理系统归档要求：按归档范围须向学校档案馆移交的电子档案，必须在档案管理系统中进行文件导入、数据著录、线上组卷(件)和电子文件上传。学校电子文件归档另行规定。

第二十三条  归档文件材料的编目

(一)归档文件应逐件编制归档文件目录，归档案卷应逐件、逐卷依据档号顺序编制卷内目录和移交档案目录。

(二)归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数和备注项目；移交档案目录设置序号、档号、案卷文件题名、起止日期、件数、页数、密级、保管期限和备注项目；卷内目录设置序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注项目。

序号：填写文件顺序号。

档号：档号在档案管理信息系统中生成。

文号：即文件编号，包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。有多个文件编号的，应将所有文件编号逐一著录，之间用“；”隔开。没有文号的，不用标识。

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，或文件材料的形成者。责任者有多个时，应逐一著录，责任者之间以“；”相隔。组织机构责任者应著录全称或不发生误解的通用简称。

题名：归档文件材料的标题。原题名过于冗长或不能揭示内容时，原题名照录，并根据文件内容另拟题名附后，加“[]”；无题名时依据文件内容拟写题名，加“[]”。

案卷题名：即科技档案案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名须简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括时间、责任者、主题、产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。

日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20220909。无确切日期的，根据其内容、形式特征等考证出形成日期，并加“[]”，同时在附注项中说明考证前的原日期和考证依据。当形成日期无法考证时，可著录文件上的收文日期、审核日期、印发日期等其他日期或归档日期，在附注中注明著录的是何种日期。

著录日期时，一般宜符合以下规则：

公私文书、信札为发文日期；

决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等文件为通过或发布日期；

条约、合同、协议为签署日期；

技术评审证书、技术鉴定证书为通过日期；

获奖证书、发明证书、专利证书为颁发日期；

科研试验报告、学术论文为发表日期；

工程施工图、产品加工图为设计完成日期；

竣工图为绘制完成日期；

原始试验记录、测定检验数据为记录日期。

起止日期：案卷内文件形成的最早至最晚日期。

保管期限：依据《荆楚理工学院各单位文件材料归档范围和保管期限表》，确定文件或案卷的保管期限。

密级：归档文件密级按文件实际标注情况填写，归档案卷按卷内文件材料最高密级填写。没有密级的，不用标识。

页数：每一件归档文件最后一个页号。

件数：归档案卷内实际件数。

备注：注释文件归档需说明的情况。

(三)归档文件目录、移交档案目录须打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面，封面设置全宗号(8-部门号)、部门名称、年度、分类号，归档文件目录可以按年装订成册。

第二十四条   归档文件材料的装盒与备考表填写

(一)归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊。不同年度、类别的归档文件不能装入同一个档案盒；档案盒盒脊或底边设置全宗号、年度、分类号、起止件号。

(二)科技文件按顺序装入卷盒，将卷内目录置于卷首，并填写卷盒封面和盒脊；卷盒封面的内容包括：档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级；卷盒盒脊设置保管期限、档号、案卷题名项目，可根据需要选择填写。

(三)归档文件的备考表或归档案卷的卷内备考表置于盒内文件之后，内容包括盒内全部文件总件数、文件情况说明、整理人或立卷人、检查人、日期。

文件情况说明：填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人或立卷人：负责文件材料整理、立卷的人员签名或签章。

检查人：负责检查文件材料整理、立卷质量的人员签名或签章。

日期：文件材料整理、立卷和检查完成日期。

第二十五条  归档文件材料的移交

(一)归档验收要求：归档文件目录或移交档案目录与实  体档案一致、案卷封面填写内容与案卷内容一致、卷内文件目录与卷内文件材料一致、电子文件与纸质文件一致、盒脊填写内容与盒内文件一致。

(二)验收合格后，将归档文件目录或移交档案目录和档  案移交接收清单一式三份，由移交人签名，并加盖本单位公章，与实体档案一起送学校档案馆。

(三)移交手续：提交档案移交预约申请，确认档案移交时间，移交档案时，交接双方当面清点数量，检查无误后在归档文件目录或移交档案目录和档案移交接收清单上签名盖章。

第三章  附 则

第二十六条  学校各立档单位的档案移交时间按《荆楚理工学院档案管理办法》有关规定执行。

第二十七条  本规范自2024年1月1 日起施行。此前学校有关文件与本办法不一致的，按本办法执行。

第二十八条   本规范由档案馆负责解释。