文书类

党群DQ

全宗号－年度－档案门类代码（分类号）－保管期限－件号（件号按最下位类目4位阿拉伯数字流水编号）

如：2023年荆楚理工学院档案，内容为一级类目教学类（JX），二级类目为学籍学位管理（14），其分类号为JX14，保管期限为定期30年，件号是第0005号，则档号标识为：

8－2023－JX14－D30－0005

按件归档

行政XZ

教学JX

科研KY

基本建设JJ

仪器设备SB

出版CB

外事WS

财会CK

科技类

科研(项目)KY

全宗号－年度－档案门类代码（分类号）－保管期限－卷号（卷号按最下位类目3位阿拉伯数字流水编号，件号按所属卷号下4位阿拉伯数字顺序编码）

如：卷号8－2023－KY12－Y－003

卷内8－2023－KY12－Y－003－0001

按卷归档

基本建设(项目)JJ

仪器设备(项目)SB

专门类

学生XS

全宗号－年度－档案门类代码（分类号）－保管期限－卷号（件号）

卷件结合

宜件则件

财会(凭证、账薄、报表)CK

声像类

声像SX

照片：全宗号－年度－档案门类代码（分类号）－保管期限－组号－张号

视频、音频：全宗号－年度－档案门类代码（分类号）－保管期限－件号

按件归档

实物类

实物SW

全宗号－年度－保管期限－分类号—件号

按件归档

电子类

光盘 （DZ11）

全宗号－年度－分类号－保管期限－案卷号（件号）

卷件结合

宜件则件

磁盘（DZ12）

其他 （DZ13）

1

上级关于党的建设的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校党务工作获表彰的文件：（1）省级及以上机关、地区（含市）党委、校党委综合性表彰的（2）省级以上单项表彰的（3）地区（含市）党委、校党委单项表彰的

永久

3

校党委向上级报送的报告、请示及上级的批示、批复

永久

4

有关校党委工作的经验总结和综合情况介绍、汇报材料

永久

5

上级机关调研、检查校党委工作形成的报告、讲话、反馈意见等文件材料（声像材料另存）（1）重要的（2）一般的

永久/30年

6

学校党代会文件材料

（1）大会计划、请示、批复、通知、工作报告、议程、决议、公报、总结、发言稿、领导讲话稿；大会主席团、秘书长和代、列席代表名单、会议记录；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复（会议声像材料另存）

永久

（2）大会提案及办理情况，会议情况反映、简报

30年

（3）会议贺信、贺电、签名册，会议筹备工作计划、总结、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样

30年

7

校党委全委会、常委会、党委民主生活会的工作报告、会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的其他文件（会议声像材料另存）

永久

8

以校党委名义制发的决定、办法、指示、批转、通报、通知及函件等

永久

9

校党委负责人关于重要工作、校内请示的批办文件材料

永久

10

校党群工作年度工作要点、总结、年报、综合统计材料

永久

11

校党委领导在全校性大会、重要活动上的讲话稿、报告、致辞等，上级召开的会议的发言稿

30年

12

校党委召开的中层干部会、干部教师大会、党建工作例会等的会议议程、纪录及相关文件

10年

13

校党委工作大事记

永久

14

校党委工作简报、督办简报、情况反映、信息交流等

30年

15

本校党委部门启用印章的文件，印模及废止的旧印实物（实物另存）

永久

16

学校办公室工作职责、岗位责任制、组织机构沿革等

永久

17

学校办公室下发的文件材料

（1）重要的

永久

（2）一般的

30年/10年

18

校党委与有关单位联系协商工作的重要往来文书

30年

19

校党委机要保密工作有关文件

30年

20

群众来信来访及处理材料

30年

21

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级关于纪检、监察、巡察工作的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校纪检、监察、巡察工作获表彰的文件

永久

3

学校纪委人员组成、改选调整名单、决定；各分党委、党总支纪检委员名单，巡察小组人员名单

永久

4

学校纪检、监察、巡察工作规章制度

永久

5

学校纪检、监察、巡察年度工作计划（要点）、总结、决定、报告（综合性年度工作报告或提交党代会、全委会审议的工作报告）、综合调查材料及重要统计材料

永久

6

学校纪委上报、下发的文件（含请示、批复）

永久/30年

7

学校纪委会议记录、纪要、情况通报

永久

8

纪检、监察、巡察工作大事记

永久

9

关于党员违纪的处分决定及案件查处有关材料

永久

10

关于撤销党员处分的复查决定及有关材料

永久

11

群众来信来访及处理材料

30年

12

党风廉政建设的材料

永久

13

学校纪委领导参加上级工作会议的发言讲话稿及会议交流材料

永久

14

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级党委组织部门关于组织（党校）工作的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校组织部门、党校工作获表彰的文件

永久

3

学校组织（党校）工作规章制度

永久

4

学校组织机构设置、变动的报告、决定及上级批复

永久

5

学校党委组织部、党校年度工作计划、总结、决定、报告、综合调查材料、统计材料

永久

6

学校组织工作会议记录、纪要、决定

永久

7

组织（党校）工作大事记

永久

8

干部统计年报，副处以上干部名册（注明任职时间）

永久

9

关于干部任免的报告、批复、通知

永久

10

学校领导班子建设与考核材料

30年

11

副处以上干部考察与管理材料

30年

12

关于干部违反党纪组织处理的决定

永久

13

干部下派锻炼、挂职、支援建设的材料

30年

14

党员及党组织统计年报

永久

15

各分党委、党总支建立、改选、撤销的决定、批复

永久

16

基层党组织建设与考核材料

30年

17

有关批准入党、转正、延长预备期、退党、取消党员资格的报告、决定、批复等文件及通知书存根，因公因私出国期间保留党籍的审批、证明材料

永久

18

党员名册和新发展党员、预备党员转正名册；取消党员资格和党员退党名册；各分党委、党总支委员名册

永久

19

党员组织关系转移介绍信、存根及名册

永久

20

党员与党组织校内外评先表彰的通知、决定、批复、总结及先进事迹材料（校外的要附呈报表）

永久

21

党费收支、上缴年报表

永久

22

开展重大党建活动和党员教育活动材料（如主题教育）

30年

23

党校培训班教学计划、学员名单、考试成绩及结业证发放清册

永久

24

学校领导参加上级召开的组织工作会议的发言稿及会议交流材料

永久

25

出席全国、省、市党代会代表名单、登记表及有关材料

永久

26

选调生材料

永久

27

学校乡村振兴工作队相关材料

永久

28

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级党委宣传部门关于宣传工作的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校宣传教育工作获表彰的文件

永久

3

学校宣传教育工作规章制度

永久

4

宣传教育、理论学习年度工作计划、总结、综合汇报材料、统计材料

永久

5

学校宣传、思想政治教育、教师工作会议记录、纪要、决定

永久

6

宣传工作大事记

永久

7

反映学校重大活动的照片、音像资料（声像材料另存）

永久

8

宣传介绍学校的画册、展览资料（声像材料另存）

永久

9

校党委中心学习组的会议记录、纪要

30年

10

校园文化建设材料

30年

11

意识形态教育与管理工作材料

30年

12

舆情分析、通报、处理材料

30年

13

普法教育工作材料

30年

14

精神文明建设材料

30年

15

学校优秀教职工、学生的宣传材料

30年

16

教职工思想政治状况调查材料

30年

17

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级机关关于学生思想政治工作的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校学生思想政治工作获表彰的文件

永久

3

学校学生工作规章制度

永久

4

年度工作计划、总结、报告、综合汇报材料、统计材料

永久

5

学校学生工作会议记录、纪要

永久

6

学生工作大事记

永久

7

对学生进行思想政治、形势政策及安全教育的文件材料

（1）思想政治教育材料

10年

（2）心理健康教育材料

10年

（3）学生主题教育活动材料

30年

8

学生政治工作人员名单及教育培训、管理考核、评优表彰文件材料

永久

9

学生思想政治状况调查材料和统计资料

30年

10

学生德育、劳育工作的材料

30年

11

学生安全稳定工作、突发事件处理材料

30年

12

经济困难学生资助工作材料

30年

13

学生文明寝室创建、寝室安全检查材料

30年

14

学生获各种奖学金、贷学金、助学金等名册

30年

15

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级党委统战部门关于统战工作的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校统战工作获表彰的文件

永久

3

学校统战工作规章制度

永久

4

年度工作计划、总结、综合汇报材料、统计材料

永久

5

学校统战工作会议记录、纪要

永久

6

统战工作大事记

永久

7

学校各级人大代表、政协委员名单及选举上报审批材料

永久

8

统战对象名册与登记材料

永久

9

民主党派工作等相关材料

永久

（1）各民主党派组织成立及换届改选、组织发展的文件材料及负责人、成员名册

永久

（2）民主党派人士任职文件材料

永久

（3）重要活动情况材料

永久

（4）教育、培训、学习计划、安排等

永久

（5）各级各类奖惩的决定、通知和报送材料

永久

10

学校党外知识分子、少数民族和宗教工作文件材料

永久

11

统战工作中重要的来信、来访记录，上级转办的函件及处理材料

永久

12

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级工会有关工会、妇女工作的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校工会工作获表彰的文件

3

学校工会规章制度

永久

4

学校工会年度工作计划、总结、综合汇报材料、统计材料

永久

5

学校工会上报、下发的文件（含请示、批复）

永久

6

学校工会委员会会议记录、纪要

永久

7

工会工作大事记

永久

8

学校教代会的有关文件

（1）通知、议程、报告、领导讲话、大会发言稿、决议（会议声像材料另存）等；大会主席团成员、代表名单；候选人登记表、情况介绍；选举办法、选举结果和上级批复

永久

（2）大会提案及办理情况

永久

9

学校工会基层干部名册、会员名册

30年

10

学校工会组织大型文体活动的文件材料（含教工运动会材料及竞赛记录、结果等）

30年

11

学校劳保困难补助办法、规定；福利工作文件材料

30年

12

女工工作、家属工作文件材料

30年

13

校工会处分会员的有关材料

30年

14

受处分教职工进行申诉的有关材料

30年

15

工会经费预算计划、决算报告及批复

永久

16

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级机关关于共青团、学联工作的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校共青团、学联工作获表彰的文件

永久

3

校团委规章制度

永久

4

年度工作计划、总结、综合汇报材料、典型调查材料、经验总结交流材料、统计材料

永久

5

校团委上报、下发的文件（含请示、批复）

永久

6

校团委、学生会工作会议记录、纪要

永久

7

团委工作大事记

永久

8

学校团代会、学代会文件

（1）关于召开会议的请示、批复、通知、代表名单、议程、报告、领导讲话、大会发言稿、决议、选举结果、纪要等材料

永久

（2）提案及办理情况

30年

9

团委与团的基层组织机构成立、改选与成员调整的报告、批复

永久

10

团委、学生会干部与团员名册及新发展团员名册

永久

11

表彰和奖励先进团支部、优秀团干、优秀团员的材料

永久

12

校团委处分团员的材料及复查材料

30年

13

校团委批准入团、退团的材料及名单

30年

14

学生社团有关材料

30年

15

学生第二课堂活动（包括思想引领、学科竞赛、科研项目、创新创业、志愿服务、实践实习、文体活动等）文件材料

（1）获国家级、省级奖励的材料

永久

（2）获省级以下、校级奖励的材料

30年

16

“青马工程”班学生名册及相关材料

永久

17

大学生国防教育、新生军训有关材料

30年

18

大学生入伍工作有关材料

30年

19

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级关于老龄、老干、离退休及关心下一代工作委员会（简称：关工委）工作的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校离退休工作获表彰的文件

3

学校离退休工作规章制度

永久

4

年度工作计划、总结、综合汇报材料、统计材料

永久

5

离退休工作会议记录、纪要

永久

6

离退休工作大事记

永久

7

离退休人员名册

永久

8

离退休人员集体活动、文体比赛材料

10年

9

其他重要的文件材料

永久/定期

1

本单位党政联席会议记录

30年

2

本单位二级教代会材料

30年

3

本单位年度计划、总结等有关材料

30年

4

本单位党建工作经验介绍材料、调查材料和统计表

30年

5

本单位改选党总支、各党支部的报告、决议、选举结果及批复

永久

6

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级机关关于高校行政管理的综合性文件

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

各级行政机关颁发给本校的获奖文件

永久

3

校长办公会、专题会议记录、纪要

永久

4

学校报上级机关的报告及批示、请示与批复

永久

5

学校年度工作要点、总结、报告、年报、综合统计材料

永久

6

全校性的规章制度、管理办法

永久

7

有关全校性工作的调查材料、经验总结和综合情况介绍

永久

8

上级机关调研、检查学校工作形成的报告、讲话、反馈意见等文件材料（声像材料另存）

（1）重要的

永久

（2）一般的

30年

9

学校领导在全校性大会上的讲话稿及参加上级召开的会议的发言稿

（1）重要的

永久

（2）一般的

30年

10

学校大事记

永久

11

学校行政工作简报、督办简报、情况反映、信息交流等

30年

12

学校启用印章的文件，印模及废止的旧印实物（实物另存）

永久

13

学校办公室（校长办公室）下发的文件材料

（1）重要的

永久

（2）一般的

永久/30年

14

学校与有关单位联系协商工作的重要往来文书

30年

15

学校承办的全省、全国性重要会议和活动材料（部门承办的由部门归档）

永久

16

群众来信来访及处理材料

30年

17

所在地区人民代表大会选举工作及各种普查工作材料

30年

18

学校法人证、机构代码证年检、变更材料

30年

19

学校对外签订的经济合同

30年

20

学校案件诉讼材料

30年

21

学校涉法事务咨询工作材料

30年

22

学校章程及其制定修订、组织评审、监管执行情况文件材料

永久

23

学校发展规划方面重要会议、重要活动、文件材料

永久

24

学校基础信息统计报表、资料汇编

永久

25

学校年度事业发展报告

永久

26

学校规范性文件合法性审查文件材料

30年

27

学校内部机构设置、职能配置及干部岗位职数配置有关文件材料

30年

28

学校年度目标管理及考核材料

30年

29

学校法治建设工作材料

30年

30

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级机关关于人事工作的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校教职工获表彰的文件

永久

3

学校人事工作规章制度

永久

4

年度工作计划、总结、综合汇报材料、统计材料

永久

8

学校人事工作会议记录、纪要

永久

9

人事工作大事记

永久

5

关于机构人员编制规划、计划、报告及上级批复

永久

6

关于学校内机构人员编制、教职工聘任的文件材料

永久

7

学校内设机构变动与人员调整的文件材料

永久

11

学校人事部门权限内的干部任免文件材料

永久

10

全校教职工名册，人员增、减名单，专业技术人员名单

永久

12

教职工处分和复查、撤销处分的文件材料

永久

13

招录教职工的面试、笔试、体检、考核审核材料

30年

14

教职工录用、调入的请示、报告、批复、行政介绍信、商调函、报到证、工资关系、协议书等有关材料

永久

15

调出人员行政介绍信、转出工资关系存根及离校手续单等相关材料

30年

16

教职工停薪留职、辞职、退职、离职、退休、工伤、死亡的有关材料

永久

17

各类专业技术人员职称评审、工人技术等级考核及聘任、管理考核的有关材料

永久

18

分配制度改革及实施人员考核、奖惩管理的有关材料

永久

19

待聘人员教育管理及再就业有关材料

30年

20

军转干部和残疾人安排有关材料

永久

20

上级关于调整工资的政策规定及本校执行情况的有关材料

永久

21

教职工录用、转正、定级工资管理材料

永久

22

教职工工资异动的计划、报告、方案、审批表、明细表等

永久

23

教职工养老保险的文件材料

永久

24

教职工津贴、补贴、绩效工资材料

30年

25

学校人事及劳动调解及仲裁的有关材料

永久

26

教职工岗前培训教育和入职考核、教学技术和科研能力培训、师德师风和学术道德教育培训，学历教育、短期进修、国内外访问研修等培养管理的有关材料

永久

27

各级各类专家、人才工程选拔、报批等有关材料

永久

28

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级机关关于审计工作的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校审计工作获表彰的文件

永久

3

学校审计工作规章制度

永久

4

学校审计处年度工作计划、总结、综合汇报材料

永久

5

学校审计工作会议记录、纪要

永久

6

审计工作大事记

永久

7

学校审计工作统计年报及重要统计报表

永久

8

学校财务审计资料（包括校内独立核算单位审计资料、国有资产项目审计材料）

永久

9

学校干部经济责任审计材料

永久

10

学校绩效审计材料

永久

11

学校建设工程审计材料

永久

12

学校维修工程审计材料

30年

13

学校科研项目审计材料

永久

14

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级机关关于保卫、消防、人防、综合治理、平安校园建设工作的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校保卫、治安综合治理工作获表彰的文件

永久

3

学校保卫等工作规章制度

永久

4

年度工作计划、总结、各类统计报表

永久

5

学校武装、保卫等工作会议记录、纪要，工作大事记

永久

6

学校有关案件侦察、调查、处理及复查结论等有关材料

永久

7

学校要害部门、重点部位消防工作的文件材料

30年

8

学校治安综合治理措施和隐患解决方案、预案等材料

30年

9

全校治安、保卫、消防安全责任人员名册、治安综合治理目标管理责任书

30年

10

上级机关对本校武装、保卫工作进行检查、评估有关材料

永久

11

学校在校生户口和教职工集体户口名册、户口异动情况登记册

永久

12

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级关于后勤保障工作（水电气、环保、绿化、商贸、维修、饮食等）的文件材料

（1）针对学校及重要的

永久

（2）需要长期贯彻执行的

30年

2

学校后勤工作获表彰的文件

永久

3

学校后勤保障工作规章制度

永久

4

学校后勤集团年度工作计划、总结、各类统计报表

永久

5

后勤工作会议记录、纪要

永久

6

后勤保障工作大事记

永久

7

校园绿化、美化规划及有关材料

30年

8

关于爱国卫生运动、环境保护、三废治理的材料

30年

9

关于水电气管理的材料（维修改造图纸归入JJ）

30年

10

后勤工作接受上级检查、评估、定级文件材料

30年

11

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级公共卫生、公费医疗、保健、医药管理、社区卫生服务等文件材料

永久/30年

2

校医院工作获表彰的文件

永久

3

校医院相关工作规章制度

永久

4

校医院年度工作计划、总结、各类统计报表

永久

5

校医务工作会议记录、纪要

永久

6

医疗卫生工作大事记

永久

7

学校公共卫生、公费医疗、保健、医药管理、社区卫生服务、爱国卫生运动等文件材料

30年/10年

8

校医院有关重大疫情、流行性疾病的调查报告、防控措施、工作总结汇报等文件材料

30年

9

学校师生员工体检情况材料、健康状况调查材料及统计表

永久

10

学校师生员工公费医疗、医疗保险的材料

30年

11

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级关于图书馆工作的文件材料

永久/30年

2

学校图书馆获表彰的文件

永久

3

学校图书馆规章制度

永久

4

学校图书馆年度工作计划、总结、报告

永久

5

学校图书馆工作重要会议记录、纪要

永久

6

图书馆工作大事记

永久

7

图书馆藏资源统计及借阅统计年报

永久

8

图书馆对外交流的有关材料

30年

9

图书馆规范管理、开放服务、考核评审达标有关文件材料

永久

10

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级机关关于档案工作的文件材料

永久/30年

2

学校档案馆获表彰的文件

永久

3

学校档案馆规章制度

永久

4

学校兼职档案员名册

30年

5

学校档案馆年度工作计划、总结、各类统计报表

永久

6

学校档案工作委员会会议记录、纪要、资料

永久

7

档案馆工作大事记

永久

8

学校档案全宗介绍、移交清册、馆藏档案清册、销毁清册

永久

9

档案馆接收教职工、校友捐赠珍贵档案的清单

永久

10

档案馆检索工具、档案编研资料、档案资料汇编

永久

11

档案馆对外交流的有关材料

30年

12

档案馆规范管理、开放服务、考核评审达标有关文件材料

永久

13

其他重要的文件材料

永久/定期

1

学校校友与基金工作规章制度

永久

2

年度工作计划、总结、综合汇报材料、统计材料

永久

3

学校校友、基金工作会议记录、纪要

永久

4

校友与基金工作大事记

永久

5

校友工作材料

（1）校友会成立批文、章程、理事会名单

永久

（2）校友会理事会、校友代表大会会议材料

永久

（3）年检、财务审计材料

30年

（4）校友分会成立、组织机构设置材料

永久

（5）校友通讯录

30年

（6）优秀校友评选表彰及典型校友事迹材料

永久

（7）校友活动与校友捐赠材料

10年

6

教育发展基金会工作材料

（1）基金会成立批文、章程

永久

（2）理事会名单、理事会会议材料

永久

（3）年检、财务审计材料

30年

（4）捐赠账目明细、统计及经费使用材料

30年

7

学校与校友、社会合作工作中形成的重要文件材料

永久/30年

8

学校校庆工作文件材料、计划、议程、领导讲话、来宾名单、校友签到册、重要贺电、贺信、礼品及清单（声像材料、实物另存）、简报等

永久

9

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级机关关于采购与招投标管理工作的文件材料

永久/30年

2

学校采购与招标管理工作规章制度

永久

3

学校采购与招标管理年度工作计划、总结、各类统计报表

永久

4

学校采购与招标管理工作会议记录、纪要

永久

5

采招管理工作大事记

永久

6

项目采招全套材料（注：可随项目归档，详见SB仪器设备、JJ基建项目相关规定，不重复）

30年

7

其他重要的文件材料

永久/定期

1

上级关于网络信息管理、现代教育技术工作的文件材料

永久/30年

2

学校网络信息管理、现代教育技术工作规章制度

永久

3

年度工作计划、总结

永久

4

学校网络与教育技术工作重要会议记录、纪要

永久

5

网络与教育技术工作大事记

永久

6

学校园网络建设、信息化基础设施建设、数字化校园建设、智慧校园建设等方面的规划、设计、实施方案及基本制度、规范、标准等文件资料

永久

7

确保校园网运动畅通、校园网主干网络基础设施建设、运维管理和安全防护，“三网融合”管理的文件材料

永久

8

全校现代教学与网络建设设施设备购置计划、报告、经费分配方案及论证、评估、审批材料

30年