校属各单位（部门） ：
为切实做好2024年度文件材料立卷归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1、机关各部门、直属单位、二级学院在2024年形成并办结的各种门类、各种载体对学校、学生、社会有保存、查考价值的文件材料和声像、照片和实物等；
2、各学院需提交2024届毕业生合影照片（可提交电子版）；
3、凡在2024年竣工验收的基建工程、结题的科研项目和办结付款且金额在10万元以上（含）的仪器设备资料等相关文件材料；
4、各单位在工作中形成、收集的照片、录音录像和实物。
以上归档范围所涉及具体内容参见《荆楚理工学院档案实体分类实施细则》。
二、归档要求
1、归档文件材料分类别按办结时间顺序排列。
2、新生入学资格审查表、个人成绩总表、学位授予名册、毕业生名册、学籍卡按班分别组卷，普通高校录取名册按省份组卷。
3、归档材料案卷题名拟写应力求简练、完整、规范，注意勿遗漏年度等关键信息、学院及专业名称应为规范全称、文件备注文件号。
4、涉密文件材料归档，独立编制案卷目录、卷内文件目录和移交目录，禁止与非涉密文件混合，纸质文档须在案卷封面右上方标明密级与保密期限。
三、归档流程
1、收集整理、立卷组合
按照《荆楚理工学院档案立卷归档工作规范》收集、整理本部门（单位）在上年度形成分散保存的各种门类、载体的应归档的文件材料，并对已分类的各种门类、载体的文件材料进行立卷组合。
2、移交审核、归档进馆
各单位（部门）兼职档案员将归档范围内的文件材料收集整理后，于3月20日前到档案馆行政楼C栋112室办理移交手续。
注：移交清册一式两份，一份由本部门负责人签字（手写）和盖章后交学校档案馆，一份部门自存。
四、联系人
各单位在立卷归档工作中有任何问题请及时与档案馆联系：杨霞、罗倩（电话 2356366）。
荆楚理工学院档案馆
2025年2月18日
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