荆楚理工学院档案馆分散采购管理办法

第一条  为规范档案馆采购活动，确保采购工作公开、公平、公正，根据《荆楚理工学院采购管理办法》《荆楚理工学院分散采购实施细则（试行）》等相关文件，结合部门实际，特制定本办法。

第二条  本办法所指的分散采购是指《荆楚理工学院采购管理办法》第十八条规定的采购行为，不得以化整为零方式规避集中采购和分散采购。

第三条  采购方式

采购管理办法第十八条第一款规定的分散采购，即单项或批量采购金额达到3万元及以上10万元以下的货物、服务、工程采购方式，按学校采购与招标管理中心审批方式实施，包括竞争性谈判、询价采购、单一来源采购、网上商城采购等。

采购管理办法第十八条第二款规定的分散采购，即采购金额3万元以下的货物、服务、工程采购方式由部门根据实际情况合理确定。具体操作规定如下：

1万元及以上3万元以下的货物、服务、工程采购呈报学校采购与招标管理中心审批，在其指导下进行，纳入采购流程管理；

1万元以下的货物、服务及工程等一般在公开市场询价择优购买。如档案用品、用具，档案设备配件、维修，场馆小型维护维修，档案整理服务等。办公用品、办公耗材、办公设备、办公家具及通用设备等实行学校集中采购，不得自行采购。

第四条   成立部门分散采购工作组。由馆长任组长、副馆长任副组长，各科室负责人、支部副书记或纪检委员为组员。其主要职责：（一）负责分析采购需求，制定采购方案；（二）负责采购项目各阶段准备及采购过程实施；（三）负责采购活动有关资料的记录和存档。

采购工作小组根据采购项目情况，指定馆内相应人员组成采购小组参加采购评审，参与评审人员应为3人及以上且总人数为单数，支部副书记或纪检委员参与监督。必要时可邀请校内部门人员参与。

第五条  采购流程 

（一）落实采购预算和资产配置计划。分散采购前与学校相关部门沟通，落实采购预算，采购固定资产的还应落实资产配置计划。

（二）论证采购需求。根据采购预算对采购项目的可行性、必要性、经济性等进行论证，并形成书面采购需求方案。1万元及以上的项目采购方案原则上需经馆务会讨论，若因特殊情况可事后在馆务会上通报。

（三） 提交采购申请。采购管理办法第十八条第一款规定项目的采购申请通过学校办公系统提交审批。采购管理办法第十八条第二款规定项目的采购，采购金额在1万元及以上的项目报分管校领导审批，1万元以下的由单位负责人审批。

（四）制定采购文件。根据审批的采购需求制定采购文件，内容包括供应商的资格条件、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、报价要求、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间及地点、评定成交的标准等内容。

（五） 发布采购公告。在校园网单位网页发布采购公告，从公告发出之日起至供应商提交响应文件截止之日不得少于 3个工作日。

（六）评审确定成交候选供应商。采购小组按照采购文件规定的评定标准对递交响应文件的供商进行评审，根据评审结果推荐的候选成交供应商应由单位负责人审核确定。递交响应文件且符合条件的供应商少于 3 家的应重新开展采购活动（单一源采购除外）。

（七）发布成交公告和成交通知书。在校园网单位网页发布成交公告，期限为 1个工作日，同时发出成交通知书。

（八）签订合同。根据采购文件和成交供应商提交的响应文件拟定合同，按学校合同管理相关规定报批后及时签订采购合同。

（九）合同履约验收。相关科室应督促成交供应商根据合同的约定依法履行义务，及时组织项目履约验收。（见附件3）

（十）资料归档。归档的资料包括采购请示（审批单或会议纪要）、采购申请单、采购文件、评审报告（询价汇总表）、采购公告（网面截图）、成交公告（网页截图）、成交通知书、合同原件（审批单）、验收报告等。

（十一）登记采购台账。建立《荆楚理工学院档案馆分散采购台账》，每年按要求连同归档资料一并报送采购与招标管理中心。

（十二）在公开交易市场（如淘宝、京东、大型商场等）择优竞价购买采购管理办法第十八条第二款规定项目，可根据实际情况对采购流程进行调整。

1万元以下的货物、服务零星采购，由采购需求科室提交采购申请，单位负责人审批同意，在公开市场询价择优购买，并由馆内其他人员（至少1人）参与验收。属于固定资产的需报资产管理部门审批入库。

第六条  建立馆内采购记录制度（见附件1、2）。采购实施过程材料按学校文件和相关部门提供的范本。 

第七条  分散采购活动接受学校纪委、监察、审计、财务（采购与招标管理中心）等部门的监督和检查。

第八条  馆内人员应加强学习，依法依规开展采购活动，学校有新规定的按新制度执行。本新修订办法从2026年1月开始执行。